고객은 어떤 상황이었나요?
거래처 요청과 사내 신청이 메일 본문, 첨부 엑셀, 스캔 이미지 등 제각각인 형태로 들어왔습니다. 담당자는 하루에 40~60건을 하나씩 열어보고 어떤 업무인지 판단한 뒤 사내 양식에 다시 입력했습니다. 처리 자체는 어렵지 않지만 건수가 많아 다른 업무가 계속 밀렸습니다.
기존에는 무엇이 문제였나요?
- 요청이 메일·메신저·스캔으로 흩어져 접수 누락 발생
- 같은 내용을 읽고 다시 타이핑하는 이중 입력
- 담당자가 자리를 비우면 처리가 그대로 멈춤
- 어떤 요청이 며칠째 대기 중인지 파악 불가
데벨은 AI 사무자동화를 어떻게 구축했나요?
메일과 첨부를 한 곳으로 모아 문서에서 텍스트를 뽑고, 업무 유형과 필요한 항목을 AI가 추출해 사내 양식에 채워 넣도록 구성했습니다. AI가 확신하지 못한 항목은 값을 비워두고 원문 위치를 함께 표시해, 담당자가 전체를 다시 읽지 않고 그 부분만 보고 확정하도록 했습니다.
자동화 흐름
AI 사무자동화 도입 전후 비교
| 구분 | Before | After |
|---|---|---|
| 건당 처리 시간 | 약 12분 | 약 2분 |
| 접수 누락 | 주 2~3건 | 접수 대장에서 즉시 확인 |
| 담당자 부재 시 | 처리 중단 | 분류·입력까지 자동 진행 |
자동화 후 무엇이 달라졌나요?
- 반복 입력이 사라져 백오피스 인력이 검토 업무에 집중
- 요청 접수부터 완료까지 상태가 한 화면에서 확인
- 처리 이력이 남아 재문의 대응 시간 단축
- 건수가 늘어도 인력을 추가하지 않고 대응
AI 사무자동화, 우리 회사에도 적용할 수 있을까요?
지금 하시는 업무를 알려주시면 자동화 가능 여부와 적용 방식을 무료로 확인해 드립니다.
운영하면서 무엇을 개선했나요?
AI가 틀리는 항목을 매달 모아 분류 기준과 추출 항목을 조정했습니다. 자동 확정 비율을 처음부터 높이지 않고 검토를 거치며 단계적으로 올렸습니다.
AI 사무자동화에 대해 자주 묻는 질문
AI 사무자동화는 어떤 업무에 적용할 수 있나요?
백오피스 인력이 2~3명인 중소기업 환경에 적용한 사례입니다. 기존에는 메일·메신저·팩스로 들어온 요청을 사람이 읽고 분류해 사내 양식에 옮겨 입력하는 방식이었고, 자동화한 범위는 요청 접수 창구 단일화, 첨부 문서 텍스트 추출(OCR), AI 업무 유형 분류·항목 추출, 사내 양식 자동 입력 · 담당자 배정, 신뢰도 낮은 건만 확인 대기로 표시입니다.
AI 사무자동화 적용 전에는 어떤 문제가 있었나요?
요청이 메일·메신저·스캔으로 흩어져 접수 누락 발생 / 같은 내용을 읽고 다시 타이핑하는 이중 입력 / 담당자가 자리를 비우면 처리가 그대로 멈춤 / 어떤 요청이 며칠째 대기 중인지 파악 불가 등의 문제가 반복되고 있었습니다.
AI 사무자동화 적용 후 무엇이 달라졌나요?
반복 입력이 사라져 백오피스 인력이 검토 업무에 집중 / 요청 접수부터 완료까지 상태가 한 화면에서 확인 / 처리 이력이 남아 재문의 대응 시간 단축 / 건수가 늘어도 인력을 추가하지 않고 대응 등의 변화가 있었습니다. 건당 처리 시간 항목은 약 12분에서 약 2분으로 바뀌었습니다.
우리 회사 업무도 비슷하게 자동화할 수 있나요?
업무 순서가 정해져 있고 반복되는 일이라면 대부분 자동화할 수 있습니다. 데벨은 정해진 솔루션을 그대로 적용하지 않고, 회사가 실제로 일하는 방식을 먼저 확인한 뒤 자동화할 범위를 설계합니다. 업무 범위가 분명하면 24시간 안에 첫 프로토타입으로 결과를 확인할 수 있습니다.
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